Pourquoi utiliser les réseaux sociaux et leur messagerie au travail ?

Par ailleurs, bien que l’e-mail reste le mode d’échange écrit le plus intemporel, nombreuses sont les entreprises à préférer aujourd’hui, les espaces de messageries instantanées comme WhatsApp ou Teams par exemple. Ce type d’outils, permet de :

• Créer des échanges rapides et fluides sans avoir besoin d’y ajouter des formules de politesses et autres exercices de style ;
• Optimiser le temps de réponse grâce au caractère instantané de cet espace de messagerie ;
• De créer différents groupes composés des collaborateurs travaillant sur une même mission sans avoir à aller chercher les adresses électroniques de chacun à chaque fois que l’on souhaite s’adresser à eux.

Mais attention à éviter les débordements ! Si la majorité des salariés ne rencontrent aucunes difficultés à les utiliser à des fins professionnelles, il convient toutefois de rappeler quelques règles afin de respecter la limite de leurs usages.

6 recommandations à suivre :

• Mettez en place une charte d’utilisation des réseaux sociaux au sein de l’entreprise. Celle-ci définit en premier lieu les droits et obligations des salariés et de l'entreprise en matière d'usage professionnel et personnel des réseaux sociaux.
• Organisez des sessions de formation dédiées à la bonne utilisation des réseaux sociaux. Il est essentiel de former vos collaborateurs à la responsabilité numérique et à l’utilisation des réseaux sociaux de manière éthique et respectueuse.
• Privilégiez l’utilisation de plateformes sociales collaboratives dédiées à l’entreprise pour créer des échanges avec vos collaborateurs. Slack, Tibbr, Jive, Lively… La dissociation entre leurs réseaux personnels et ceux de l’entreprise sera plus simple à faire. Elles sont principalement utilisées sur le temps de travail afin de favoriser le droit à la déconnexion.
• Créez un compte professionnel à chacun de vos salariés s’il s’agit d’une messagerie instantanée. Leur profil sera ainsi uniquement utilisé dans le cadre du travail. Cela permet de bien délimiter leur utilisation professionnelle de celle qui est personnelle.
• Proposez à vos équipes d’adhérer aux différents comptes que vous avez créé pour votre entreprise sur LinkedIn, X ou Facebook par exemple selon votre secteur d’activité. Cette démarche favorise l’esprit d’équipe, de cohésion et d’appartenance. Cela participe également à développer votre marque employeur. Vos salariés sont vos ambassadeurs ! Attention toutefois. Ils n’ont aucune obligation d’accepter. C’est à leur libre décision.
• Proposez-leur de republier vos contenus sur leur temps de travail. Si le soutien de vos collaborateurs est essentiel pour développer la notoriété de votre entreprise, il ne faut toutefois pas que cela empiète sur leur temps personnel. L’idéal est donc de consacrer un temps dédié sur les heures de travail pour que chacun d’eux contribue à « booster » les comptes de votre entreprise.

Ces différentes recommandations vous aideront à optimiser l’utilisation de ces outils digitaux. Utilisés en bonne intelligence, ils participent à améliorer la productivité de l’entreprise.

Les préconisations et aides de votre Expert-comptable pour favoriser et protéger l'utilisation des réseaux sociaux :

• Lister les informations et données de votre entreprise, que vos salariés pourront publier et celles qui devront rester confidentielles.
• Communiquer à vos collaborateurs le périmètre autorisé de publication et les sanctions risquées en cas de non-respect.
• Formaliser dans des avenants aux contrats de travail, vos demandes d'utilisation des plateformes collaboratives et de participation à la publication sur les réseaux, doublées des clauses de confidentialité correspondantes.
• Établir des indicateurs de suivi de publication, qui permettront l'engagement de vos salariés, afin de pouvoir leur attribuer une prime d'objectif réalisé.
• Mettre en place des critères de notoriété gagnée sur les réseaux sociaux pour le calcul et le versement d'une prime annuelle d’intéressement.
• Vérifier la sécurisation des codes d'accès des administrateurs (aux plateformes sociales, réseaux sociaux et leurs messageries), ainsi que la protection des autres profils créés, pour contrer toutes fuites de données et cyberattaques.